Aydınlatma Metni

KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE VE KORUNMASINA İLİŞKİN AYDINLATMA METNİ VE POLİTİKAMIZ

Kişisel verilerin korunması, şirketimizin en önemli öncelikleri arasındadır. Bu konunun en önemli ayağını ise işbu politika ile yönetilen; müşterilerimizin, potansiyel müşterilerimizin, çalışan adaylarımızın, şirket hissedarlarının, şirket yetkililerinin, ziyaretçilerimizin, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanlarının, hissedarlarının, yetkililerinin ve üçüncü kişilerin kişisel verilerinin korunması ve işlenmesi oluşturmaktadır.

Bu politika ile kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda İpem Gıda Nakliyat Sanayi Ticaret ve Limited Şirketi tarafından benimsenecek ve uygulama noktasında dikkate alınacak ilkeler ortaya konulmaktadır. Bu Politika ile İpem Gıda tarafından yerine getirilecek hususlar ortaya konulmakta, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda (KVKK) öngörülen düzenlemelere nasıl uyacağına ilişkin temel ilkeler belirlenmektedir. Bu kapsamda, ilgili mevzuat gereğince işlenen kişisel verilerin korunması için İpem Gıda tarafından gereken idari ve teknik tedbirler alınmaktadır.

Politikanın Amacı

Bu politikanın temel amacı, İpem Gıda tarafından hukuka uygun bir biçimde yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti ve kişisel verilerin korunmasına yönelik benimsenen sistemler konusunda açıklamalarda bulunmaktır. Bu kapsamda müşterilerimiz, potansiyel müşterilerimiz, çalışan adaylarımız, şirket hissedarlarımız, şirket yetkililerimiz, ziyaretçilerimiz, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları, hissedarları, yetkilileri ve üçüncü kişiler başta olmak üzere kişisel verileri İpem Gıda tarafından işlenen kişileri bilgilendirilerek şeffaflığı sağlamaktır.

Politikanın Kapsamı

Bu politika; müşterilerimizin, potansiyel müşterilerimizin, çalışan adaylarımızın, şirket hissedarlarının, şirket yetkililerinin, ziyaretçilerimizin, işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanlarının, hissedarlarının, yetkililerinin ve üçüncü kişilerin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.

Bu Politika, KVK düzenlemelerinin gerektirmesi halinde veya İpem Gıda veri sorumlusunun gerekli gördüğü hallerde zaman zaman değiştirilebilir.

Politikanın Yürürlüğü

Şirketimiz tarafından düzenlenen işbu politikanın tamamının veya belirli maddelerinin yenilenmesi durumunda politika güncellenecektir.

Politika şirketimizin internet sitesinde yayımlanır ve kişisel veri sahiplerinin talebi üzerine ilgili kişilerin erişimine sunulur.

Hangi Kişisel Verilerinizi İşliyoruz

Tarafınızca, web sayfamız üzerinden whatsapp yoluyla bize ulaşmanız, iş başvurusu için ilgili formları doldurarak e-posta ile göndermeniz, şirketimize gelerek veya arayarak bizimle paylaştığınız bilgileriniz veya gerekli olması halinde işlemeye konu olabilecek kişisel verileriniz ve özel nitelikli kişisel verileriniz aşağıdaki gibidir:

Bizimle paylaştığınız kimlik bilgileri, fotoğraf, ev telefonu numarası, cep telefonu numarası, kişisel e-posta adresi, adres, anketler, form doldurma ve herhangi bir şekilde tarafımızla paylaştığınız diğer her türlü kişisel veriler, sunduğumuz mal ve hizmetlerden yararlanmanıza ilişkin bilgiler, şirketimizi ziyaretinizdeki görüntü, tarafımızla paylaştığınız güncellenmiş bilgiler gibi kişisel verilerdir.

Kişisel Verileriniz Ne Şekilde İşlenebilecektir

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca; veri sorumlusu sıfatıyla, şirketimizle paylaştığınız kişisel verilerinizin ve özel nitelikli kişisel verilerinizin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, işlendiği amaç için gerekli olan süre kadar depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem tarafımızdan yapılabilecektir.

Kişisel Veri Sahibinin Aydınlatılması Ve Bilgilendirilmesi

Şirketimiz, KVK Kanununun 10. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin elde edilmesi sırasında kişisel veri sahiplerini aydınlatmaktadır. Bu kapsamda, kişisel verilerin hangi amaçla işleneceğini, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile kişisel veri sahibinin sahip olduğu hakları konusunda aydınlatma yapmaktadır.

KVK Kanununun 11. maddesinde kişisel veri sahibinin hakları arasında “bilgi talep etme” de sayılmıştır. Şirketimiz bu kapsama uygun olarak kişisel veri sahibinin bilgi talep etmesi durumunda gerekli bilgilendirmeyi yapmaktadır.

Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Şirketimiz 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 5. maddesinin 2. fıkrasında ve 6. maddenin 3. fıkrasında belirtilen kişisel veri işleme şartları içerisindeki amaçlarla ve koşullarla sınırlı olarak kişisel verileri işlemektedir. Bu amaçlar ve koşullar;

• Kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin şirketimizin ilgili faaliyette bulunmasının Kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Kişisel verilerinizin şirketimiz tarafından işlenmesinin bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili ve gerekli olması,
• Kişisel verilerinizin işlenmesinin şirketimizin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• Kişisel verilerinizin sizler tarafından alenileştirilmiş olması şartıyla; sizlerin alenileştirme amacıyla sınırlı bir şekilde Şirketimiz tarafından işlenmesi,
• Kişisel verilerinizin şirketimiz tarafından işlenmesinin şirketimizin veya sizlerin veya üçüncü kişilerin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
• Sizlerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla şirketimiz meşru menfaatleri için kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmasının zorunlu olması,
• Şirketimiz tarafından kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmasının kişisel veri sahibinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması ve bu durumda da kişisel veri sahibinin fiili imkânsızlık veya hukuki geçersizlik nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunması,
• Kişisel veri sahibinin sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinin kanunlarda öngörülmesi,
• Kişisel veri sahibinin sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından işlenmesidir.

Bu şartların bulunmaması halinde; kişisel veri işleme faaliyetinde bulunmak için şirket kişisel veri sahiplerinin açık rızalarına başvurmaktadır.

Yukarıda belirtilen koşullar altında; şirketimiz kişisel verileri, bunlarla sınırlı olmamak üzere aşağıdaki amaçlarla işleyebilmektedir:

• Şirket tarafından yürütülen ticari faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için ilgili iş birimlerimiz tarafından gerekli çalışmaların yapılması ve buna bağlı iş süreçlerinin yürütülmesi doğrultusunda;

• İş faaliyetlerinin ve iş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin planlanması ve icrası,
• Gümrük operasyonları, üretim ve/veya operasyonları süreçlerinin planlanması ve icrası,
• Finans ve/veya muhasebe işlerinin takibi,
• Yetkili kuruluşlara mevzuattan kaynaklı bilgi verilmesi,
• Kurumsal iletişim faaliyetlerinin planlanması ve icrası,
• Tedarik zinciri yönetiminin ve lojistik faaliyetlerinin planlanması ve icrası,
• İş ortakları ve/veya tedarikçilerin bilgiye erişim yetkililerinin planlanması ve icrası
• Şirket tarafından sunulan ürün ve hizmetlerden ilgili kişileri faydalandırmak için gerekli çalışmaların iş birimlerimiz tarafından yapılması ve ilgili iş süreçlerinin yürütülmesi doğrultusunda;

• Müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin planlanması ve icrası,
• Müşteri talep ve/veya şikâyetlerinin takibi,
• Ürün ve/veya hizmetlerin pazarlama süreçlerinin planlanması ve icrası,
• Satış sonrası destek hizmetleri aktivitelerinin planlanması ve/veya icrası,
• Sözleşme süreçlerinin ve/veya hukuki taleplerin takibi,
• Şirketimizin insan kaynakları politikalarının yürütülmesinin temini amacı doğrultusunda;

• İş sağlığı ve güvenliği çerçevesinde yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve gerekli tedbirlerin alınması,
• Şirketimizin İnsan Kaynakları Politikalarına uygun şekilde işe başvuruları değerlendirilmesi,
• Şirket çalışanları için iş akdi ve/veya mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi,
• Personel işe giriş-çıkış işlemlerinin yapılması,
• Ücret-performans sürecinin değerlendirilmesi,
• Ücret ve bordroların yönetilmesi,
• Şirket içi eğitim faaliyetlerinin planlanması ve/veya icrası,
• Diğer insan kaynakları operasyonlarının yürütülmesi,
• Şirketimizin ve şirketimizle iş ilişkisi içerisinde olan kişilerin hukuki ve ticari güvenliğinin temini amacı doğrultusunda;

• Şirketin hukuk işlerinin takibi,
• Şirket faaliyetlerinin Şirket prosedürleri ve/veya ilgili mevzuata uygun olarak yürütülmesinin temini için gerekli operasyonel faaliyetlerinin planlanması ve icrası,
• Şirket yerleşkeleri ve/veya tesislerinin güvenliğinin temini,
• Şirket demirbaşlarının ve/veya kaynaklarının güvenliğinin temini,
• Şirket operasyonlarının güvenliğinin temini,
• Acil durum yönetimi süreçlerinin planlanması ve icrası,

Kişisel veri sahibinin açık rızasını vermemesi durumunda yukarıda amaca giren ilgili iş birimlerimizin tüm kişisel veri işleme faaliyetlerin yapılamaması değil; ilk paragrafta belirtilen kişisel veri sahibinin veri işlemeye yönelik açık rızasına gerek olmayan aynı amaç kapsamı içindeki kişisel veri işleme faaliyetlerinin dışında kalan ve bu amaca yönelmiş ilgili iş birimlerimizin kişisel veri işleme faaliyetlerinin yapılamayacağı anlamı çıkmalıdır.

Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi

Şirketimiz tarafından, KVK Kanunu ile “özel nitelikli” olarak belirlenen kişisel verilerin işlenmesinde, KVK Kanununda öngörülen düzenlemelere hassasiyetle uygun davranılmaktadır.

KVK Kanununun 6. maddesinde, hukuka aykırı olarak işlendiğinde kişilerin mağduriyetine veya ayrımcılığa sebep olma riski taşıyan bir takım kişisel veri “özel nitelikli” olarak belirlenmiştir. Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.

Kişisel Verilerinizin Aktarılması

Şirketimiz meşru ve hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda aşağıda sayılan Kanunun 5. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından bir veya birkaçına dayalı ve sınırlı olarak kişisel verileri üçüncü kişilere aktarabilmektedir:

• Kişisel veri sahibinin açık rızası var ise;
• Kanunlarda kişisel verinin aktarılacağına ilişkin açık bir düzenleme var ise,
• Kişisel veri sahibinin veya başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu ise ve kişisel veri sahibi fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda ise veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmıyorsa;
• Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olmak kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verinin aktarılması gerekli ise,
• Şirketimizin hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi için kişisel veri aktarımı zorunlu ise,
• Kişisel veriler, kişisel veri sahibi tarafından alenileştirilmiş ise,
• Kişisel veri aktarımı bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu ise,
• Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, şirketimizin meşru menfaatleri için kişisel veri aktarımı zorunlu ise.

Kişisel Verilerin Saklanma Süreleri

Şirketimiz, ilgili kanunlarda ve mevzuatlarda öngörülmesi durumunda kişisel verileri bu mevzuatlarda belirtilen süre boyunca saklamaktadır.

Kişisel verilerin ne kadar süre boyunca saklanması gerektiğine ilişkin mevzuatta bir süre düzenlenmemişse, kişisel veriler şirketimizin o veriyi işlerken sunduğu hizmetlerle bağlı olarak şirketimizin uygulamaları ve ticari yaşamının teamülleri uyarınca işlenmesini gerektiren süre kadar işlenmekte daha sonra silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

Kişisel verilerin işlenme amacı sona ermiş; ilgili mevzuat ve şirketin belirlediği saklama sürelerinin de sonuna gelinmişse; kişisel veriler yalnızca olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi veya kişisel veriye bağlı ilgili hakkın ileri sürülebilmesi veya savunmanın tesis edilmesi amacıyla saklanabilmektedir. Buradaki sürelerin tesisinde bahsi geçen hakkın ileri sürülebilmesine yönelik zaman aşımı süreleri ile zaman aşımı sürelerinin geçmesine rağmen daha önce aynı konularda Şirketimize yöneltilen taleplerdeki örnekler esas alınarak saklama süreleri belirlenmektedir. Bu durumda saklanan kişisel verilere herhangi bir başka amaçla erişilmemekte ve ancak ilgili hukuki uyuşmazlıkta kullanılması gerektiği zaman ilgili kişisel verilere erişim sağlanmaktadır. Burada da bahsi geçen süre sona erdikten sonra kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

3. Kişisel Verileri Silme, Yok Etme Ve Anonimleştirme

KVK Kanunu’nun 7. maddesinde düzenlendiği üzere ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde şirketimizin kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir. Bu kapsamda şirketimiz ilgili yükümlülüğünü bu bölümde açıklanan yöntemlerle yerine getirmektedir.

Şirketimiz ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kendi kararına istinaden veya kişisel veri sahibinin talebi üzerine kişisel verileri silebilir veya yok edebilir. Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi gereken durumlar veri sorumlusu tarafından takip edilir.

Kişisel verilerin anonimleştirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesini ifade eder. Şirketimiz, hukuka uygun olarak işlenen kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebepler ortadan kalktığında kişisel verileri anonimleştirebilmektedir.

Şirketimiz Tarafından Kişisel Verilerin Aktarıldığı Üçüncü Kişiler ve Aktarılma Amaçları

Şirketimiz, KVK Kanununun 10. maddesine uygun olarak kişisel verilerin aktarıldığı kişi gruplarını kişisel veri sahibine bildirmektedir.

Şirketimiz KVK Kanununun 8. ve 9. maddelerine uygun olarak müşterilerin kişisel verilerini aşağıda sıralanan kişi kategorilerine aktarılabilir:

• Faaliyetlerimizi yürütmek üzere hizmet aldığımız, iş birliği yaptığımız, program ortağı kuruluşları, yurtiçi / yurtdışı kuruluşlar,
• İş ortaklarımız,
• Tedarikçilerimiz,
• Hizmet aldığımız kuruluşlar,
• Kullandığımız yurt içi (sunucular),
• Veri sorumlusu adına veri işleyen, ölçümleme, hedefleme, profilleme desteği veren kişi ve kuruluşlar,
• Denetim Şirketleri,
• Yasal olarak zorunluluk olması nedeniyle kamu kurum ve kuruluşları ve diğer 3. kişilerdir.

Kişisel Veri Sahiplerinin Hakları; Bu Hakların Kullanılması Ve Değerlendirilmesi

Şirketimiz, KVK Kanununun 10. maddesine uygun olarak kişisel veri sahibinin haklarını kendisine bildirmekte, bu hakların nasıl kullanılacağı konusunda kişisel veri sahibine yol göstermektedir. Şirketimiz, kişisel veri sahiplerinin haklarının değerlendirilmesi ve kişisel veri sahiplerine gereken bilgilendirmenin yapılması için KVK Kanunu’nun 13. maddesine uygun olarak gerekli kanalları, iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri yürütmektedir.

Kişisel Veri Sahibinin Hakları

6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu 11.maddesi 07 Ekim 2016 tarihinde yürürlüğe girmiş olup ilgili madde gereğinde bu tarihten sonra haklarınız aşağıdaki gibidir. Herkes veri sorumlusuna başvurarak kendisiyle ilgili;

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
• 7. maddede öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• (d) ve (e) bentleri uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme, haklarına sahiptir.

Kişisel Veri Sahibinin KVK Kurulu’na Şikâyette Bulunma Hakkı

Kişisel veri sahibi KVK Kanununun 14. maddesi gereğince başvurunun reddedilmesi, verilen cevabın yetersiz bulunması veya süresinde başvuruya cevap verilmemesi hâllerinde; şirketimizin cevabını öğrendiği tarihten itibaren otuz ve herhâlde başvuru tarihinden itibaren altmış gün içinde KVK Kurulu’na şikâyette bulunabilir.

Kişisel Veri Sahibinin Haklarını Kullanması

KVK Kanununun 13. maddesinin birinci fıkrası uyarınca; veri sorumlusu olan şirketimize bu haklara ilişkin olarak yapılacak başvuruların yazılı olarak veya Kişisel Verilerin Korunması Kurulu tarafından belirlenen diğer yöntemlerle tarafımıza iletilmesi gerekmektedir. Bu çerçevede “yazılı” olarak şirketimize yapılacak başvurular,

• Başvuru sahibinin şahsen başvurusu ile,
• Noter vasıtasıyla,
• Başvuru sahibiince 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanununda tanımlı olan “güvenli elektronik imza” ile imzalanarak şirket kayıtlı elektronik posta adresine gönderilmek suretiyle, tarafımıza iletilecektir. Bu hakkınızı kullanmak için iletişim bilgilerimiz aşağıdaki gibidir.

Veri Sorumlusu : İpem Gıda Nakliye Sanayi Ticaret Ve Limited Şirketi

Mersisno :  0479040231300001

E-mail adresi : ipemgida@hs01.kep.tr / info@ipemgida.com

Posta adresi : Nacarlı Osb Mah. 4.Cadde No:8 Huzurkent-Akdeniz/MERSİN